Konttorirotta, opiskele edes nämä kolme taitoa


Hemminki Sääksjärvi, johtaja, tulevaisuustoimisto

Hemminki Sääksjärvi, johtaja, tulevaisuustoimisto

Valelääkäri, valejuristi, valeinsinööri… Uutisissa on vilahdellut jos jonkinmoista vilunkiammattilaista. Samaan aikaan moni kunnollinen konttorirotta uurastaa varsin puutteellisella koulutuksella. Tästä koituu valtavasti tehottomuutta.

Ongelman aiheuttaa varsinaisen substanssiosaamisen ulkolaidoilla oleva niin sanottu toimisto-osaaminen, jota kaikilla oletetaan olevan luonnostaan. Vaan ei ole.

1.     Kirjoita kaikilla sormilla

Toimistorotta kirjoittaa päivittäin liuskatolkulla tekstiä esityksiin, dokumentteihin – ja tietenkin sähköpostiin. Varsin useilla on käytössään vanha kunnon etusormi-etusormi-yhdistelmä, onneksi sentään edes kahdella kädellä. Kosketuspuhelinta näppäiltäessä tekniikka tosin muuttuu helposti yksisormitökkimiseksi.

Harvassa ovat ne fiksut, jotka ovat ymmärtäneet opetella kymmensormijärjestelmän ja selviytyvät sen avulla kirjoituksistaan puolet nopeammin kuin kaksisormiset hapuilijat. Syvässä taitaa elää käsitys siitä, että kymmensormisuus on vain sihteeriopiston hommia.

2. Keskity asian ytimeen

Heti edellisen kohdan jälkeen varoittava etusormi pystyyn: huippuunsa viritetty sorminäppäryys sähköpostiin yhdistettynä tuottaa helposti tuhoisaa jälkeä. Sähköpostin kirouksista on vaahdottu jo riittävästi, joten en tässä sorki sen enempää tuttuja asioita: turhia ja liian pitkästi kirjoitettuja tajunnanvirtaviestejä liian laajoilla jakeluilla.

Me kaikki konttorirotathan olemme ”ammattilaisia” sähköpostien kirjoittajina ja lukijoina, vaikkemme ole koskaan kyseistä taitoa opiskelleetkaan tai suuremmin vaivautuneet pohtimaan. Jos vikaa on, se on kaverissa. Silti vaikkapa tällainen yksinkertainen kirjekurssi voisi olla paikallaan: Jätä joka toinen viesti lähettämättä sekä poista jäljelle jäävistä joka toinen vastaanottaja ja lyhennä tekstisi puoleen. Toista sama riittävän usein. Opettele taas puhumaan.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, saat tehokkuutta nostettua kymmensormijärjestelmällä.

3. Kerro se kuvalla

Kunnon toimistotyöläinen laatii säännöllisin väliajoin esityksen jostain tärkeäksi kokemastaan aiheesta tai koska pomo käskee.

Pahaksi onneksi kovin moni unohtaa, etteivät PowerPoint ja vastaavat ole tekstinkäsittelyvälineitä. Niinpä esityksen tueksi suunnattu materiaali muuttuu helposti uuvuttavaksi tekstimassaksi, joka tuhoaa niin esittäjän kuin kuulijoidenkin keskittymisen. Koko touhu on mennyt niin kieroutuneeksi, että ilman dioja tai kalvoja (kumpikin muuten aataminaikuisia termejä) esittävää epäillään lusmuksi, joka ei ole vaivautunut valmistautumaan puheenvuoroonsa.

Minne unohtui kultainen sääntö Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa?

Laiskan ihmisen oppimäärä

Jos toimiston perustaitojen kehittäminen tuntuu rasittavalta, voit turvautua laiskan ihmisen oppimäärään.

Mieti mitä haluat sanoa ja mitkä viestisi ainakin haluat saada perille. Keskity niihin tiivistämällä asiasi olennaiseen. Jos saat sen vielä tehtyä teknisesti ripeästi, sinulle jää enemmän aikaa ajattelemiseen, tuohon toimistotyön kaikkein väheksytyimpään taiteenlajiin. Sen säännöllisestä harjoittamisesta alkaakin sitten syntyä jo kilpailuetua.

 

Hemminki Sääksjärvi johtaa Fujitsun Tulevaisuustoimistoa.

JULKAISTU ALUN PERIN TALOUSELÄMÄN KUMPPANIBLOGISSA 5.6.2012