Onnistumisen resepti – liiankin helppo ja itsestään selvä?


Tietotekniikka-alan tilauskanta kasvaa, vaikka muu teknologiateollisuus takkuaa.  Ja samalla lehdet kirjoittavat lähes päivittäin miljoonien haaskaamisesta epäonnistuneisiin ict-projekteihin. Mikä näissä hankkeissa mättää?

Janne Laine, Director, Competitive Intelligence

Janne Laine, Director, Competitive Intelligence

Julkisuudessa näkyy jatkuvasti pöyristyttäviä tarinoita etenkin julkishallinnon pieleen menneistä it-projekteista ja tuhratuista miljoonista, vaikka hankkeita ovat toimittaneet alan ammattilaiset. Tai sitten valitetaan, että sinänsä onnistunut tietotekniikkaprojekti ei tuonutkaan tavoiteltuja hyötyjä.

Jossakin on siis selvästi ongelma, mutta missä?

Perushaaste lienee se, että tietotekniikan saralla hankittava tuote on sekä varsin abstrakti että erittäin tekninen. Lisäksi niin ostajan kuin myyjänkin pitäisi pystyä tuntemaan yrityksen nykytilanne, jotta tarvittava muutos voidaan järkevästi määritellä.

Tavoiteltavat hyödyt puolestaan perustuvat yleensä siihen, että teknologiamuutoksen lisäksi myös itse toiminta muuttuu – tietotekniikan avulla ja mahdollistamana. Mutta tässäpä se kompastuskivi onkin: muutoksen määrittely nykytilasta tavoitetilaan on vaikeaa. Pelkästään se työllistää valtavan lauman konsultteja, ja silti liian usein toteutus epäonnistuu.

Ratkaisuja ja tarpeita

Loppujen lopuksi tietotekninen muutos on sananmukaisesti varsin tekninen juttu. Tietotekniset järjestelmät osaavat varastoida ja muuttaa bittejä sekä tehdä niillä yksinkertaisia laskutoimituksia huimalla vauhdilla. Eivät enempää eivätkä vähempää.

Tietotekniikka-alan yritykset tuottavat tältä pohjalta yhä hienompia ja nopeampia tapoja palvella liiketoimintaa toteuttamalla ja soveltamalla tätä perustehtävää toiminnan eri tasoilla. Näitä tapoja voitaisiin tässä kutsua ratkaisuiksi.

Yritysten tehtävä puolestaan on tuottaa voittoa omistajilleen tarjoamalla tuotteita tai palveluita, joista asiakas on valmis maksamaan – toivottavasti enemmän kuin niiden tuottaminen yritykselle maksoi.

Minkä tahansa muutoksen perimmäinen tavoite lienee siis lopulta parantaa yrityksen viimeisen rivin lukuarvoa suorittamalla nykyisiä tehtäviä paremmin, tekemällä uusia asioita tai joskus luopumalla jostakin tekemisestä kokonaan. Näitä toiminnallisia muutoksia voitaisiin tässä yhteydessä kutsua tarpeiksi.

Jotta tietotekniikkainvestointi siis olisi hyödyllinen, pitää ymmärtää tarve ja ratkaisu, kytkeä ne yhteen taloudellisesti järkevällä tavalla ja kyetä toteuttamaan tarvittava toiminnallinen ja tekninen muutos tavoiteltujen hyötyjen realisoimiseksi.

Ongelman ydin

Tämäkin vaikuttaa vielä varsin selkeältä, mutta sitten kuvaan astuvat organisaatiot siiloineen sekä tietysti ihmiset rajoitteineen ja tavoitteineen.

Jotta kuvio toimisi, tarvitaan ymmärrystä ja tietoa tarpeista, ratkaisuista ja vaihtoehdoista, niiden jakamista ja niistä sopimista osapuolten kesken. Tässä piilee usein ongelman ydin. Tieto ei kulje riittävästi, ja ymmärrys sekä tarpeista että ratkaisuista on puutteellista. Toiminnan muutosta ja tekniikan muutosta saatetaan lisäksi edistää eri paikoissa ja eri projekteissa.

Vaikeusastetta nostaa vielä sekin, että jossain välissä ratkaisun laajuus ja ominaisuudet on pakko jäädyttää, jotta projekti ylipäätään saadaan toteutettua. Maailma kuitenkin muuttuu nopeasti ja jäädytyshetken ratkaisut tuppaavat vanhenemaan jo ennen tuotantoon vientiä.

Onnistumisen resepti

Jos heittää reippaasti sivuun kaikki inhimilliset haasteet, onnistumisen resepti tuntuu olevan yksinkertainen:

  • Kaikki olennaiset osapuolet ymmärtävät, mitä muutosta ollaan tekemässä ja miksi, ja osallistuvat omassa roolissaan hankkeeseen koko sen keston ajan.
  • Toteutuksessa hyödynnetään toimiviksi todettuja ratkaisuja, jos vain mahdollista.
  • Laadukkaan projektinhallinnan lisäksi huolehditaan myös laadukkaasta muutoshallinnasta, jotta projekti pystyy tarvittaessa mukautumaan alati muuttuviin vaatimuksiin tai ainakin tiedetään, mitkä tarvittavat osat jäävät tekemättä.

Liian raju yksinkertaistus? Ehkä. Itsestäänselvyys? Mahdollisesti. Helpommin sanottu kuin tehty? Kyllä. Yrittämisen arvoista? Varmasti.

 

Janne Laine vastaa Fujitsussa kilpailuympäristön ja markkinoiden analysoinnista. 

JULKAISTU ALUN PERIN TALOUSELÄMÄN KUMPPANIBLOGISSA 12.6.2012