Nykyajan öljypohatta surffaa tiedossa


Henkilö, jolla on kello, tietää mitä kello on. Henkilö, jolla on kaksi kelloa, ei ole koskaan varma. Kumpi siis tietää paremmin mitä kello on – ja mitä väliä?

Janne Laine, Director, Competitive Intelligence

Janne Laine, Director, Competitive Intelligence

Informaatiosta puhutaan 21. vuosisadan öljynä. Toisin kuin öljyn, tiedon raaka-aine ei ole vähenemässä, päinvastoin.

Eipä siis ihme, että monet johtajat peräänkuuluttavat tietoon ja analyysiin perustuvaa päätöksentekoa ja toimintaa.

Tavoite on ymmärrettävä ja hyvä. On oltava tietoinen toiminnasta sekä muutoksista yrityksen sisällä, verkostossa ja ulkopuolisessa maailmassa, jotta pystyy reagoimaan oikein ja tekemään liiketoimintaa hyödyttäviä päätöksiä.

Mutta tiedätkö, mitä on tieto?

Tietoteorian mukaan tieto on hyvin perusteltu, tosi uskomus. Tieto on siis lähtökohtaisesti totta, ja sen vastakohta lienee luulo.

Suomen kielen tietoa merkitsevä sana tietää on alun perin merkinnyt tien tuntemista. Nykyään tieto-sana viittaa muun muassa informaation, dataan tai tosiasiaan, joten käsite on moniselitteinen.

Käytännössä tiedoksi tulkitaan tyypillisesti jokin seuraavista – tai niiden yhdistelmä:

  • Aseman tai auktoriteetin vahva näkemys – ”Maailmassa on markkinoita noin viidelle tietokoneelle.”
  • Enemmistön tai suuren joukon yleinen mielipide – ”Ruotsissa kaikki on hienompaa.”
  • Historiaan perustuva oletus – ”Joulukuun loppu on hyvä aika ostaa arvo-osakkeita.”
  • Rajallisen havaintoaineiston yleistäminen – ”Kaikki miehet ovat sikoja.”
  • Kokemusperäinen havainto faktaksi muutettuna – ”Saksa on p**** maa.”
  • Oma tai yhteisön vakaumus – “Muuten olen sitä mieltä, että ­Karthago on hävitettävä.”

Tietoon, sen tulkintaan ja luonteeseen liittyy myös muita käytännön haasteita:

  • Liika tieto: ”Herra johtaja, tässä Teille kaikki tiedot henkilöstötyytyväisyydestä työntekijä- ja päivätasolla vuodesta 1977 alkaen. Kannattaako meidän tänä vuonna järjestää kesäjuhlat henkilöstötyytyväisyyden parantamiseksi?”
  • Turha tieto: ”Herra johtaja, tiesittekö, että yrityksemme asiakkaista 37,87456 prosenttia sanoo pitävänsä jonkin verran yrityksemme aulan uusista huonekasveista? Kannattaisi varmaan hankkia niitä lisää… ”
  • Väärä tieto: ”Herra johtaja, suurin asiakkaamme on luotettavan lähteen mukaan (ex-työntekijän iltayöstä tehty paljastus Googlen keskusteluryhmässä) siirtymässä käyttämään kilpailijamme palveluita, jos emme heti laske hintojamme…”
  • Muka-tieto: ”Herra johtaja, meidän on pakko siirtyä rakentamaan leipäkoneita, koska kaikki kiinalaiset haluavat varmasti sellaisen kotiinsa ensi vuonna… ”
  • Faktahalvaus: ”Herra johtaja, tässä on kaikkien yksiköidemme liiketoiminnan kehitysideat yhteenvetona. Peräti 41 % uskoo liikevaihtomme kasvavan tänä vuonna, 39 % supistuvan ja 2 % ei osaa sanoa. Jopa 97 % uskoo, että syksyllä tapahtuu ehkä jokin merkittävä ulkopuolinen muutos, jota ei voida vielä ennakoida. Nostaisimmeko hieman konsernin liikevaihtoennustetta loppuvuodelle?”
  • Monta tietoa monessa paikassa: ”Herra johtaja, selvitykseni mukaan Suomen bruttokansantuote kasvaa vuonna 2012 1,0 % (Valtionvarainministeriö), ei vaan 0,5 % (Rampo-Pankki), ei kun sittenkin 0,583 % (IMF).”
  • Ylianalysointi: ”Herra johtaja, emme ole vielä aivan sataprosenttisen varmoja kaikkien skenaarioiden todennäköisyydestä. Täytyy tehdä vielä lisäselvityksiä, hankkia lisätietoja ja tilata paremmat BI-järjestelmät.”
  • Monet tulkinnat: ”Herra johtaja, nyt on juuri oikea hetki ostaa omia osakkeitamme, kun osakkeet ovat nyt erityisen halpoja… Herra johtaja, nyt meidän täytyy ehdottomasti vähentää osakeriskiämme, koska markkinoiden epävarmuus ja alavireisyys näyttää jatkuvan… ”
  • Keskiarvoilla johtaminen: ”Herra johtaja, ehdotan, että hankimme yrityksen kaikille miespuolisille työntekijöille 181 cm miehelle suunniteltuja työhaalareita, koska miehen keskipituus Suomessa on 181 cm.”

Kun vielä lisätään yhtälöön tiedon tunteellinen tuottaja ja tulkitsija – Homo Sapiens – tieto taipuu jo kaarelle. Ihminen kun mielellään ylikorostaa itselleen mieluisia faktoja ja näkemyksiä, mutta vieroksuu epämukavia ja lopulta päättää asiat intuitiivisesti, tunteella. Kaikkia asioita ei edes haluta tietää, koska tieto lisää tuskaa.

Tiedon kanssa pitää siis selvästikin olla varovainen, eikä kaikki ”tieto” ole samanarvoista. Miten siis osaisi erotella signaalit kohinasta?

Pitää olla tavoite ja pläni

Tiedolla johtamista kehitettäessä muotitermit kuten ydintiedon hallinta, big data, analytiikka ja BI kannattaa reippaasti karistaa. Järjestelmä on hyvä renki, mutta huono isäntä.

Tiedolla johtamisen mysteerin ratkaisun avain on mielestäni ongelmanratkaisun perusperiaatteissa:

  • Määrittele ratkaistava ongelma tai kysymys
    • Määrittele ja rajaa selvitettävä asia tai ongelma yksiselitteisesti. Muuten se tulkitaan yleensä väärin tai monella tavalla.
  • Jaa ongelma selkeisiin osaongelmiin
    • Mitkä seikat liittyvät kyseessä olevaan ongelmaan, mitä kaikkea pitää selvittää?
    • Erottele toisistaan faktat (tulkinnasta riippumattomat tosiseikat) ja oletukset (olettamus ilmiön toimintamekanismista, ’valistunut arvaus’).
  • Valjasta ihmiset ja järjestelmät hankkimaan ja jäsentämään ongelman ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot
  • Analysoi ongelma kerätyn tiedon pohjalta
    • Käytä useita tietolähteitä faktojen selvittämiseksi ja varmista lähteiden luotettavuus.
      • Testaa mahdollisuuksien mukaan tehtyjen oletusten tarkkuus ja oikeellisuus.
      • Hyödynnä analysoinnissa intuitiota: jos jokin tuntuu oudolta, se kannattaa tarkastaa uudelleen
  • Muodosta ratkaisu tai vastaus ja viesti se selkeästi
    • Muista, että vastaukseen liittyy lähes aina epävarmuutta, riskiä, joka pitää ottaa huomioon tehtäessä johtopäätöksiä

Tarvitaan siis ihmisiä, jotka ymmärtävät mistä on kysymys ja jotka osaavat sekä jaksavat kulkea yllä olevan prosessin läpi – moderneja apuvälineitä hyödyntäen.

Tietokone tai -järjestelmä on toki aidosti erinomainen työkalu näiden asioiden käytännön työstämisessä ja valtavan tietomassan hallitsemisessa. Usein jo pelkkä pyrkimys tiedolla johtamiseen edistää asioita.

Analytiikka ja tiedolla johtaminen ovat tärkeitä kehitysalueita, kunhan ensin ymmärretään, mitä oikeastaan tavoitellaan ja muistetaan. Lopputulos on juuri niin hyvä kuin siihen käytetyt komponentit – olipa kyse kaavasta, kakusta tai kehitystoimenpiteestä.

Loppujen lopuksi pääsee varsin pitkälle jos tietää, mitä ei tiedä.

Ainakin itselleni käy helposti niin, että kun saan lisää tietoa, ymmärrän, miten vähän jostakin asiasta oikeastaan tiedän. Ymmärrän, että tarvitsen lisätietoja. Tai sitten huomaan, että tietoa on jo aivan riittävästi. Tai koko asia ei ollutkaan lopulta selvittämisen arvoinen.

 

Janne Laine vastaa Fujitsussa kilpailuympäristön ja markkinoiden analysoinnista.

JULKAISTU ALUN PERIN TALOUSELÄMÄN KUMPPANIBLOGISSA 7.8.2012