Mobiilipalvelu on jo niin nähty – ota viisi askelta eteenpäin


280x260_esa_ahoMobiilius on tunkenut itsensä joka paikkaan, ainakin vapaa-aikana. Nykyaikaista nettipalvelua ei enää oikein voi ajatellakaan ilman, että siihen liittyy olennaisena osana käytettävyys päätelaitteesta riippumatta.

Yritysmaailmassa tilanne ei ole vielä kuitenkaan sama. Olemme edelleen suurelta osin vangittuja isoon näyttöön ja työpöytään. Toisesta näkökulmasta katsottuna prosessit, työtavat ja menetelmät ovat harvemmin oikeasti digitalisoituja. Niitä siis ei ole siirretty saati uudelleen ajateltu toimimaan kokonaan sähköisesti. Miksihän?

Yksi syy ainakin lienee se, että iso osa tärkeistä, kriittisistä sovelluksista tai palveluista perustuu vanhoihin, laajoihin järjestelmiin, joita ei ole voitu tai uskallettu muuttaa. Pääsyynä on tietysti muutoksen kalleus. Toinen syy voi olla uskomus tai tieto, että mobilisointi ei olisi vielä tarpeeksi kypsää ja kustannustehokasta, jotta perustoimintoja uskallettaisiin uudistaa.

Tilanne on kuitenkin muuttunut. Teknologia on riittävän kypsää ja kustannustehokasta, jotta käytännössä melkein mikä tahansa toiminto voidaan siirtää sähköiseksi eli mobiiliksi. Sillä mobiiliushan on yksi digitalisoinnin edellytys ja osajoukko. Palvelu ei ole sähköinen, ellei se ole mobiili eli käytettävissä erilaisilla ja erikokoisilla laitteilla. Toisaalta myös pelkkä mobiilistaminen ei vielä tee prosessista aidosti sähköistä, vaan se vaatii muutoksia koko toimintaan.

Prosessien mobilisoinnissa tai digitalisoinnissa on olennaista aloittaa hyötyjen kautta. Pitää ymmärtää mistä, kenelle ja miten hyöty syntyy euroina. Näin muutokset voidaan perustella mitattavasti syntyvän lisäarvon avulla: muutosten tulee tuottaa säästöjä tai kasvattaa liikevaihtoa tai tulosta.

Erilliset mobiilipalvelut ovat historiaa. Kaikkien palveluiden ja prosessien pitää olla mobiilisti käytettäviä. Kyse on ajattelutavan muutoksesta, siirtymisestä yksittäisen tehtävän tai sovelluksen mobilisoinnista prosessin mobilisointiin.

Miten sitten kannattaa aloittaa mobilisointi tai oikeammin sähköistäminen?

  1. Valitse sopiva palvelu. Tutki karkeaa yleiskuvaa ja valitse kypsimmät aloituspaikat. Käytännön kokemus kertoo jo, missä hyödyt ovat todennäköisimpiä ja helpoimpia saavuttaa.
  2. Kuvaa nykytilanne.
  3. Luo skenaariot uudesta tilanteesta, jossa osa prosessia tai koko prosessi on mobilisoitu(digitalisoitu). Simuloi eri skenaarioita ja analysoi tuloksia. Suuren (=kalliin) kertahyppäyksen välttämiseksi kannattaa edetä pala kerrallaan pitäen kuitenkin kokonaiskuva mielessä. Tätä helpottaa sopivan työkalun käyttäminen. Se auttaa visualisoimaan tilanteen, luomaan yhteisen ymmärryksen sekä konkretisoimaan kustannukset ja hyödyt euroina. Muista myös, että ilman kunnon business casea ei asia organisaatiossa etene. Se syntyy tässä vaiheessa joko työkalun avulla tai käsin.
  4. Luo ratkaisusuunnitelma, miten business case toteutetaan.
  5. Luo jatkosuunnitelma tai kokonaiskuva, jotta homma ei jää yhdeksi irralliseksi projektiksi, vaan kytkeytyy osaksi laajempaa systemaattista muutosta. Tätä voisi kutsua myös jopa strategiaksi tai ainakin roadmapiksi. Ajallisesti tämä on tekeillä ja mielessä tietenkin koko ajan. Ilman kokonaiskuvaa kustannukset todennäköisesti karkaavat käsistä myöhemmin.

Teknisesti tärkeää on suunnitella kokonaisuus käyttäen erilaisia alustoja ja tietenkin mahdollisuuksien mukaan hyödyntää ratkaisun hankkimista (pilvi)palveluna. Edut ovat selvät, koska teknologia kehittyy koko ajan huimaa vauhtia ja investoiminen – sitoutuminen – erillisiin teknisiin ratkaisuihin ei ole kustannustehokasta eikä myöskään joustavinta käytettävyyden kannalta. Yhteydet, integroinnit taustajärjestelmiin, sovellushallinta, tietoturva, tunnistautuminen ja käyttäjähallinta ovat tyypillisimpiä kohteita, joissa kannattaa käyttää alustoja ja hankkia ratkaisut palveluina.

Mielenkiintoinen uudehko lähestymistapa on ajatella kokonaisuutta oikeasti prosessina myös teknisesti.  Tämä tarkoittaa, että koko prosessia ohjaa erityinen ohjelmisto, jolla voidaan tehdä tarvittaessa myös käyttöliittymät erilaisiin päätelaitteisiin.  Tämä ”kone” siis on ohjaaja, joka välittää tiedot eri sovelluksista toisille. Sovelluskirjo on laaja ja kattaa niin erilaiset pilvipalvelut kuin omilla koneilla pyörivät sovellukset kuten toiminnanohjausjärjestelmätkin.  Tämä nykyaikainen worklfow-ohjelmisto muokkaa ja kysyy välissä lisää tietoja, jos niitä tarvitaan, lähettää haluttaessa erilaisia tilaviestejä sekä tietysti pitää yllä kokonaiskuvaa.  Parhaimmillaan ohjauskone voi muodostaa monen yrityksen koko toiminnan selkärangan nivomalla yhteen pilven ja digitalisoinnin.  Ja toki sama voidaan toteuttaa myös perinteiseen tyyliin, paikallisesti.