Työympäristö rikki – aikaa palaa, pinna kiristyy


280x260_vesa_mantylaTietotekniikan toimivuusvaatimukset ovat kasvaneet vuosien saatossa ja kasvavat yhä. Koneiden pitää toimia samoin kuin sähköverkonkin, katkotta. Muuten pinna kiristyy.

Kahdeksankymmentäluvulla maailma ei kaatunut siihen jos tietotekniikka tökki. Reilu enemmistö kansalaisista ei sitä edes huomannut. Windowsin ensimmäiset versiot olivat kuluttajamarkkinoilla ja vielä harvojen käytössä. Käytettävyys ja käyttökokemus olivat tuon ajan maailmaan riittäviä.

Yhdeksänkymmentäluvulla toimimattomuus harmitti, mutta ei maailma siihen kaatunut vieläkään eikä siitä nostettu edes suurta haloota. Lapset ja teinit oppivat käyttämään Windowsia, joka yleistyi huimaa vauhtia. Ohjelmistoista piti aina varmistaa yhteensopivuus ja kaikenlaisia ongelmia esiintyi, mutta niihin totuttiin.

80- ja 90-luvulla syntyneen y-sukupolven diginatiivien vaatimukset ovat erilaiset. He oppivat tietotekniikan alkeet jo kotona ja tekniikka on ympäröinyt heitä koko elämän ajan. Käyttäjien vaatimukset ovat kasvaneet koko ajan ja odottelulle ei enää ole paljon aikaa.

Entäs sitten 2000-luvun z-sukupolvi? Heille, kuten osalle y-sukupolveakin, tietotekniikka alkaa monesti olla elämän ja kuoleman kysymys. Facebookin toimimattomuus, valokuvien katoaminen Flickristä tai Steamin tökkiminen aiheuttaa pinnan kiristymistä tai jopa välittömän paniikkireaktion. Erityisesti tekniikan toimimattomuus tai se, että toiminta ei ole sellaista kuin sen olettaisi olevan, aiheuttaa ylimääräistä ajan menetystä ja turhautumista.

Yllä olevat olivat esimerkkejä yksityiselämästä mutta aivan sama koskee myös työelämää. Uudet ohjelmistoversiot tai työkoneen vaihdos aiheuttavat työpaikoilla säätämistä ja ajanhukkaa. Hommat eivät etene kun työkaluja ei osata käyttää tai netti ei toimi. Tuohon kun vielä lisää sähköpostitulvan niin enää ei ole stressi kaukana.

Käyttöliittymäsuunnittelun lähtökohtana pitäisi tänä päivänä olla käyttäjän tarpeet eivätkä suunnittelijan omat mieltymykset. Joskus kyllä tuntuu, että ohjelmisto- ja käyttöliittymäuudistukset tehdään uudistusten vuoksi, ei niinkään siksi, että käyttäjä niistä jotain hyötyisi. Vanhojen tuttujen toimintojen paikkaa siirrellään työpöydällä. Onpa mahdollista että toiminto on poistettu kokonaan, joku kun luuli, ettei sitä tarvita. Käyttäjät äänestävät sitten jaloillaan. Kotikäytössä tuo vielä menettelee, mutta töissä hukka on valtava, kun vanhat menetelmät eivät enää toimikaan.

Kuluttajistumien ja helppokäyttöisyys tulee tietotekniikkaan työpaikoillakin, sen kait kaikki myöntävät. Tämä tie ei kuitenkaan ole aina niin helppo miltä kuulostaa. Onhan kuluttajille ja yrityskäyttöön olemassa omat versiot pöytäkoneista ja kannettavista.

Tuolta pohjalta voisi äkkinäisesti olettaa, että se mikä kelpaa kotiin, ei kelpaa työpaikoille. Hieman kun ajatuskulkua jatkaa niin työpaikoilla käytettävien ohjelmien pitää olla vaikeita, muutenhan ne ovat kuluttajatasoa.

Vaihtoehtoisesti saman asian voi sanoa, että halvalla ei saa hyvää. Excelillä tehty ajanvarausjärjestelmä ei voi olla yhtä hyvä kuin muutaman sadantuhannen euron räätälöity ohjelmisto, vaikka käyttäjät siitä pitäisivätkin. Onhan käyttöliittymä tuttu eikä erillistä opastusta käyttöön tarvita.

Sitten kun on saatu tekniikka toimimaan ja sovellukset helppokäyttöisiksi, alkaa työkin sujua kuin tanssi, eikö vain? Vai jäikö vielä prosessit viilaamatta tai kuinka siitä sähköpostitulvasta selviäisi. Työuupumuskin pukkaa päälle kun uudet työvälineet aiheuttavat työpäivän säröytymistä ihan vaan siksi, kun niillä on helppoa ja nopeaa jakaa suuria tietomääriä isolle joukolle ihmisiä.

Nyt tarvitaankin jo muunlaista osaamista tilanteen korjaamiseksi koska aivan kaikkea ei voi tekniikallakaan hoitaa. Työvälineiden oikea käyttö ja toiminnallisuuksien osaaminen helpottavat työntekoa. Enää ei tarvitse hakea toiminnallisuutta jota ei olekaan tai saattaa jopa löytyä toimintamalli joka helpottaa työtehtävien tekoa. Muukin töiden kaikenpuolinen sujuvoittaminenkin helpottuu, kun tekniikka toimii ja sitä osataan käyttää jää aikaa toimintojen viilaamiseen.

Fujitsu on kehittämässä uutta Smart Working palvelukokonaisuutta, johon kokoamme jokapäiväistä työtä helpottavia malleja ja menetelmiä. Smart Working tuo apua työvälineiden hyödyntämiseen, työtapoihin ja moniin muihin työpäivän käytäntöihin. Kannattaa olla kuulolla.

PS. Minua et löydä facesta etkä twitteristä. Minut löytää metsästä, jos samalle uralle osuu.