Office 365 -hype toteutumassa – entäs sitten?


280x260_mikko_laaksonenSuuri osa yrityksistä on nyt ryntäämässä pilveen. Etenkin Office 365:n työryhmä- ja viestintäsovellukset ovat suosittuja – ihan perustellusti.

Nämä pilvisovellukset alkavat olla kypsiä kokonaisratkaisuja. Sovellukset taustajärjestelmineen on saatu vakaiksi, toimintoja on riittävästi, kustannukset ovat järkevät ja mikä tärkeintä, pilviratkaisut on saatu yhdistettyä osaksi kokonaisarkkitehtuuria ja -palveluja.

Alkuvaiheessa monet hypettäjät unohtivat, ettei pelkkä pilvisovellus riitä, vaan tarvitaan myös muut tukipalvelut: käyttäjätuki, hallinta, laskutus, sekä migraatio- ja integraatiopalvelut. Samat jutut kuin perinteisessäkin it-hankintamallissa.

Suomessa olemme olleet edelläkävijöitä, sillä täällä suuri osa yrityksistä on ostanut palvelunsa ”hostattuna” eli melkein kuin nykypäivän pilvipalvelut. Fujitsussa näitä palveluita on kutsuttu töpselipalveluiksi, koska sovellus tulee yksinkertaisesti töpselistä, ihan kuin sähkö pistorasiasta.

Onko sinulle väliä tuleeko palvelu pilvestä vai hostattuna? Onko sillä oikeastaan väliä, kunhan toiminnot, toimintavarmuus ja sopimusten ehdot ovat yhtä hyvät?

Joka tapauksessa muutos ei ole yhtä suuri suomalaisille edelläkävijöille kuin yrityksille, jotka ovat tuottaneet palvelunsa itse. Onneksi muukin maailma on herännyt siihen, että kaikkien ict-palveluiden tuottaminen omin voimin on yhtä hölmöä kuin oman sähkölaitoksen pyörittäminen.

Mitä on oltava suunniteltuna, kun siirryt pilveen? Oikeastaan samat asiat kuin minkä tahansa ict:n ostossa palveluna, eli

  • miten tiedot siirtyvät uuteen järjestelmään: migraatio
  • miten pilvi muuttaa käyttötuen työtapoja ja hallintaprosesseja
  • miten laskutusprosessit ja sopimukset muuttuvat, etenkin lisensointi
  • miten käyttäjät koulutetaan ja huolehditaan tietoturvasta

Lisäksi kannattaa tehdä linjaus päätelaitteista: halutaanko pilvipalvelun myötä käydä läpi myös mahdollisuudet hyödyntää ja hallita paremmin mobiililaitteita.

Lisää motivaatiota työskentelyyn

Kaikista tärkeintä on varmistaa, että työntekijät osaavat hyödyntää uusia työkalujaan kunnolla. Modernit ict-työkalut on suunniteltu nimenomaan tuottavuuden parantamiseksi. Kun työntekijät voivat tehdä työnsä fiksummin, asiat tapahtuvat jouhevammin, nopeammin ja vähemmällä vaivalla. Työn sujuvuudesta tai ”flowsta” olen kirjoittanut ennenkin.

Suosittelen siis, että uusien työkalujen käyttöä mitataan ja käyttäjiä kannustetaan miettimään, miten työkalut voivat tehostaa päivittäistä työskentelyä. Tietenkin lisäksi on syytä varmistaa koulutuksilla, että käyttäjien perustaidot ovat kunnossa. Tärkeintä kuitenkin on motivaatio hyödyntää työkaluja tehokkaasti.

Entä strategisemmat vaikutukset?

Mielestäni on aina kiinnostavinta miettiä vaikutuksia hieman pidemmällä aikavälillä. Erilaisissa teknologiamurroksissa syntyy valtava määrä uusia mahdollisuuksia.
Kun järjestelmät hankitaan pilvestä, tulevat laajat palveluekosysteemit yrityksen ulottuville. Myös järjestelmiin liittyvän työn järjestäminen muuttuu joustavammaksi.

Näin ollen täytyy miettiä kumppanistrategiaa. Miten huolehdin yritykseni kumppanoitumisesta? Millaisia pilvisovelluksia hankimme ja kuka tekee niihin liittyvät työt? Kuinka monta kumppania on optimimäärä? Tarvitaanko pilvi-integraattorikumppania ja pilvibroker-palveluita?

Lisäksi on syytä pohtia palvelujen elinkaarta: miten ekosysteemiä hoidetaan päästä päähän, niin teknisesti kuin sopimusteknisestikin. Varsinkin jos tietty palvelu lopetetaan, jonkun on huolehdittava esimerkiksi tietojen siirrosta ja poistamisesta.

Mitä O365:n jälkeen?

Office 365 tuo tarjolle teknisesti kiinnostavia kehityspolkuja. Käyttöönoton yhteydessä yrityshakemistosta syntyy kopio Microsoftin Azure-pilveen (Azure AD). Näin ollen ratkaisujen kuten Intunen käyttö työasemien ja mobiililaitteiden hallintaan mahdollistuu joustavammin ja ehkäpä kustannustehokkaamminkin kuin aiemmin, perinteisillä työkaluilla ja -tavoilla toteutettuna.

Ja kun järjestelmät ovat pilvessä, on lisäksi helpompaa integroida eri järjestelmiä.

Toivottavasti yritykset hoksaavat hyödyntää nämä mahdollisuudet, eivätkä pelkästään kustannussäästöinä vaan kehittämällä innovatiivisia asiakaspalveluita. Tietotekniikalla voidaan sekä parantaa asiakastyytyväisyyttä että kasvattaa liikevaihtoa.

Ota yhteyttä, niin ideoidaan uusia mahdollisuuksia parantaa liiketoimintaa pilven avulla!