Viiden päivän työt neljässä


PasiLehmus

Meitä toimistotyön tekijöitä tuntuu vaivaavan sama tauti työnantajasta riippumatta – aika hupenee käsiin, palaveripyyntöjä pukkaa joka puolelta eikä syventymistä vaativiin asioihin juuri jää aikaa.

Teema on ollut esillä sekä meillä Fujitsussa että lähes kaikilla asiakkaillamme: miten saisin ajankäyttöni paremmin hallintaan?

Välineitä on paljon ja niihin kannattaa paneutua. Opin esimerkiksi itse vasta pari kuukautta sitten, miten siirrän lync-puhelun luureista kännykkään lähtiessäni toimistolta kotiin. Ja OneNoten sujuva käyttökin alkoi sujua vasta hiljattain.

Mutta välineet yksin eivät riitä. Pitää muuttaa toimintatapoja.

Smart Working on päivän sana. Tee töitä fiksummin, älä kovemmin. Work smarter, not harder.

Tampereen kaupungin CIO Jarkko Oksala asetti yhdeksi sujuvan hallinnon tavoitteeksi: ”tee viiden päivän työt neljässä”. Jo pelkkä tavoite oli niin inspiroiva, että porukka oli helppo saada mukaan kehittämään toimistotyön tapoja ja käytettäviä välineitä.

Entäs sitten palaveriputket? Moni meistä istuu palavereissa yhtä soittoa aamusta iltaan. Kun edellinen loppuu, niin seuraavaan pitäisi ehtiä saman tein. Olisi kuljettava paikasta toiseen ja tsekattava vielä edellisen kokouksen aikana tulleet puhelut ja sähköpostit.

Koulussa oli sentään aina välkät. Miten yli 50-vuotias voi jaksaa koko päivän ilman yhtään hengähdystaukoa, jos nuoruutensa kukoistuksessa oleva koululainenkaan ei jaksa?

Meillä Fujitsussa on nyt alettu pitää uudestaan välkkiä. Yhtä useampi kokoonkutsuja varaa palaverin vain 45 minuutiksi. On voimaannuttavaa saada pitää välkkä palaverien välissä. Yht´äkkiä hommat ovatkin hallussa. Et matele koko aikaa pikkuisen perässä, vaan aina ajoissa.

Työterveyslääkäri ja kirjailija Juhani Seppänen lupasi kerran kertoa esityksensä lopussa reseptin siihen, miten pääset eroon stressistä. Lääke oli yksinkertaisuudessaan: ”Ole ajoissa”.

valitunti

Välitunti antaa vireyttä ja virtaa seuraavaan palaveriin.

Aihe on lähellä sydäntäni. Ajankäytön voi oikeasti saada hallintaan.

Jos aihe kiinnostaa, niin lukaise myös kollegani Minna Lindholmin kirjoittama blogi ajanhallinnasta.

Tehokkaasta työvälineiden käytöstä ja ajanhallinnasta saat lisäksi hyvän kokonaiskuvan Fujitsun Smart Working -sivustolta tai muutaman minuutin mittaiselta Smart Working -videolta.

4 Comments

Add yours
  1. 1
    PetteriP

    Palavereiden sisältöä ja ajassapysymistä helpottaa olennaisesti myös se että neukkari kalustetaan pystybaariksi. Sen lisäksi että seisten pidettävä palaveri sisältää signaalin että asiat nyt vaan hoidetaan tehokkaasti ja nopeasti, se myös parantaa kansanterveyttä: istumme jo kuulemma aivan liikaa, sekä töissä, kotona että harrastuksissa.

    • 2
      Pasi

      Näinpä. Etenkin kahdestaan pidettävissä pikapalavereissa pystybaari toimii tosi hyvin. Ja meillä on muuten kotonakin nykyään työpöytänä sähköpöytä… :).

  2. 3
    Soppadoppa

    Hymähdin. Oikeasti sitä tehdään kuukauden työt päivässä – kun ne tehdään pienessä firmassa jossa vaivana ei ole kapea osaaminen, prosessit, teknologiasiilot, vaihtuvat prioriteetit ja tiketit. Mieti haluatko olla kuolinvuoteellasi ylpeä siitä että ”vaikka mitään en saanut aikaiseksi ainakin tein sen prosessin mukaan”.

    P.s. Stressiin ei auta se että yrittää olla ajoissa mahdottomista lähtökohdista, vaan että TEKEE VÄHEMMÄN.

    • 4
      Pasi

      No joo, tää on sitten vielä ihan uusi näkökulma, ja aika lailla totta. Pienessä firmassa tekeminen on erilaista ja toimenkuvat laajempia. Samaan voi tietysti päästä isossakin firmassa, kun on joku selkeä porukka, joka puhaltaa yhteen hiileen ja jolla on selkeä tavoite. Haastajalle tällaisen spiritin luominen on usein helpompaa – muistan omasta historiastani esim. Radiolinjan (joka tuli haastajana mobiilimarkkinoille) tai Finnet Internationalin (joka tuli haastajana ulkomaan puhelumarkkinoille). Molemmissa firmoissa oli laajat työnkuvat ja vahva tekemisen meininki.

Comments are closed.