Syökö sähköposti luovuuden aamupalaksi?


PaulaLouetKirjoitan tätä blogia lentokoneessa. Oli tarkoitus saada se valmiiksi ennen lomalle lähtöä. Ei valmistunut.

Ensin useamman viikon odotin inspiraatiota. Sitä ei ehtinyt tulla ennen kuin deadline alkoi aiheuttaa levottomuutta. Vaihdoin lähestymistapaa ja varasin ajan kalenteriin lomaa edeltävälle torstaille. Tuli päälle hoidettavia nopeita ja pieniä juttuja: sähköposteja, päivitettäviä kalenterivarauksia, kalvojen tekemistä. Siirsin kirjoitusajan perjantaille. Ja tässä sitä nyt ollaan, lauantaissa ja lentokoneessa.

Tällaistahan tämä tietotyö usein on. Pikkutehtävät selättävät helposti isot ja painokkaatkin kokonaisuudet, vähän kuin lilliputit jättiläisen. Ja tässä tapauksessa oli kyse vain parin tunnin keskittymistä vaativasta blogitekstistä. Ylipäätään vaaravyöhykkeellä ovat jatkuvasti pitkän tähtäimen hankkeet ja luova ajattelu eli ajattelua vaativat asiat.

Mistä syntyy pienten ad hoc -tehtävien sietämätön vetovoima? Ainakin siitä, että niissä saa jotain konkreettisesti aikaiseksi ja aikaansaaminen on nautinnollista.

Palasin syksyllä opintovapaalta ja ensimmäiset viikot tuntuivat tuskaisilta siksi, että aikaansaamisen tunteen tuovia suoritteita – osallistuttuja kokouksia, vastattuja sähköposteja, ratkaistuja ongelmia – ei alkuun ollut kalenterin täydeltä. Oli hyvin aikaa suunnitella, ajatella ja ideoida, mikä yllätyksekseni ei tuntunutkaan niin mukavalta.

Pienet jutut on myös helppo aloittaa, sillä ne eivät useinkaan vaadi suurempaa suunnittelua tai keskittymistä. Ja kun taskilistamoodiin on päässyt, on vaikeampi kääntää aivojaan keskittyneen ajattelun asentoon.

Avokonttori tuottaa keskeytyksiä työhön, samoin tekevät sähköpostin tai erilaisten sosiaalisten medioiden ilmoitukset. Jos työpäivänsä on rakentanut (tai antanut rakentua) huonosti, on sen saattanut täyttää palavereilla ja esimerkiksi puolen tunnin rakosilla.

Keskeytyksen jälkeen ihmisaivoilla menee tutkimuksen mukaan parikymmentä minuuttia päästä uudelleen keskittyneen ajattelun tilaan. Jos aikaa on varattuna kolmekymmentä, huonommallakin matikkapäällä laskee, ettei siinä paljon ajatella.

Jos pienet asiat alkavat viedä suhteettomasti aikaa ja täyttää myös parhaat työskentelyhetket, tilanne alkaa olla huolestuttava paitsi työntekijän, myös suomalaisen kansantalouden kannalta. Tällöin isot kokonaisuudet, luovuutta vaativat ja tärkeät asiat joko jäävät ajattelematta tai tekemättä tai niitä ajatellaan ja tehdään yömyöhään, kun lopulta on rauhallista. Tai ne tehdään kiireellä, kun ulkoa päin lopulta tulee pakko.

Jokaisen lienee hyvä tuntea omat heikot kohtansa ja löytää tapansa saada aikaan myös suuria asioita. Itseäni ovat auttaneet seuraavat vinkit:

  1. Aseta aikaraja, milloin kokonaisuuden tulee olla valmis. Jos aikaraja ei tule ulkoa, aseta se itse.
  2. Paloittele elefantti. Koska pieniä asioita on mukavaa ja helppoa tehdä, tee sellaisia. Mieti, mikä on yksi pieni teko, jonka voit tehdä suuren ja tärkeän kokonaisuuden edistämiseksi. Jos paloittelu tuntuu vaikealta, kokeile joskus eläytyä tilanteeseen kun kaikki on jo valmista, ja katsoa valmistumisprosessia taaksepäin: millaisia tekoja matkalla oli? Aloita ensimmäisestä.
  3. Varaa aikaa kalenteriin sen ensimmäisen asian tekemiselle. Varaa aika siihen kohtaan päivää, kun olet tehokkaimmillasi. Itselläni parhaita keskitymisaikoja ovat heti seitsemän jälkeen aamulla tai iltapäivän viimeiset työtunnit. Vaikka ajan varaaminen aina takaakaan onnistumista, se lisää huomattavasti aikaansaamisen todennäköisyyttä.
  4. Pidä varaamastasi ajasta kiinni ja tee päättämäsi tehtävä. Etsi mieluisa työskentelytila, tee olosi mukavaksi. Anna muiden tehtävien odottaa, vaikka niitä pomppii mieleesi. Totea, että päättämäsi tehtävä on juuri nyt tärkein ja sinulla on oikeus keskittyä siihen. Kirjoita mieleen tulevat hoidettavat asiat ylös, mutta älä harhaudu tekemään. Älä myöskään kurkistele sähköpostia – mitään kovin pahaa ei ehdi tapahtua tunnissa, vaikka et olisikaan online.

Pienilläkin askelilla – ja lopulta vain niillä – pääsee perille. On vain päätettävä suunta ja otettava ensimmäinen askel. Sen jälkeen seuraavat ovat jo helpompia.

  • Paula Louet työskentelee Fujitsun HR-osastolla Business Partnerina ja henkilöstönkehittämistehtävissä.

2 Comments

Add yours
  1. 1
    Zeitlin Rainer

    Viisaita sanoja, itse tosiaan täytyy päättä miten fragmentoi työpäivänsä ja mitä pitää etusijalla.
    Mitalin kääntöpuoli on se, että on paljon ihmisiä jotka eivät vastaa s-postiinsa, esim s-postin tarkistus aamulla klo 8, klo 12 ja klo 16.
    Hyvää, luovaa työpäivää!

  2. 2
    Paula Louet

    Hyvä kommentti. Oletusarvohan melkein on, että vastauksen saa heti, kun se usein teknisesti on mahdollista. Olen kyllä siihen ainakin omalla kohdalla törmännyt, että kun vastaanottajaa ei heti tavoita, niin vastauksen kysymykseenä saattaa keksiä ihan itse. Eli vähän kuin google, liian nopea tarkistamismahdollisuus voi estää ajattelemasta itse. Eli puolensa ja puolensa…

Comments are closed.