Jäykästä projektista ketterään pilveen


Pilvipalvelut käyttöön osa I

Albin_Eklöf_Blogiin_croppedPilvi on jo jäänyt mediaseksikkyysasteikolla selkeästi uutuuksien, kuten digitalisaation, taakse. Se ei kuitenkaan ansaitse häntäpään paikkaa, sillä pilvipalvelu on tänään ajankohtaisempaa kuin koskaan.

It-projekti, apua! Ne ovat teoriassa kalliita ja käytännössä vielä kalliimpia. Aikataulut muistuttavat pullataikinaa triplahiivalla, ja konsultit autojen kojelaudassa nyökkäilevää muovinukkea. Kustannukset räjähtävät käsiin ja kuviteltu investointi tuottavuuteen muuttuu pohjattoman kalliiksi kulueräksi.

Johtuuko tämä siitä, että käytämme väkisin samoja työkaluja riippumatta siitä mitä teemme? Perinteisen ERP on-premise -projektin menetelmät eivät välttämättä sovi pienemmän ja ketterämmän pilvipalvelun käyttöönottoon.

Mitä pitää tehdä eri tavalla? Ensimmäiseksi tulee mieleen toteutustapa, seuraavaksi laajuus ja kolmanneksi kustannukset.

Aloitetaan toteutustavasta eli osasta yksi.

Harmillisen usein projekti etenee niin, että kaikki suunnitellaan valmiiksi viimeistä yksityiskohtaa myöten ilman, että kenelläkään on pienintäkään hajua miltä lopputulos näyttää tai miten se toimii käytännössä. Kuvitellaan, että suurin viisaus tahtotilasta on jo olemassa – syntynyt tyhjästä. Tehdään massiiviset ja kalliit määrittelyt, joissa kuvataan jok’ikinen yksityiskohta sekä sen suhde muihin yksityiskohtiin. Mutta mitä tämä ratkaisee? Teemme uuden, lähes kokonaan räätälöidyn ratkaisun, joka on suurella todennäköisyydellä vain kopio vanhasta.

Koskaan ei pitäisi kysyä mitä asiakas haluaa, vaan mitä hän ei halua. Asiakashan ei tiedä mahdollisuuksista, joita voimme tarjota. Se taas mikä häntä ei eilen miellyttänyt ei tule miellyttämään häntä huomennakaan. Tätä mantraa viljelivät muiden maussa Sonyn perustaja Akio Marita ja Applen Steve Jobs.

Voimme käyttää samaa mantraa hyväksemme, kun suunnittelemme uutta. Silloin tahtotila, visio ja tulevaisuudenkuva ovat kirkkaina mielessämme, mutta järjestelmästä tai työkalusta tiedämme mitä emme ainakaan halua.

Tällöin lähdemme liikkeelle olemassa olevasta ja mietimme siihen pakolliset muutokset. Käyttöönotto toteutuu ketterästi: Istumme alas, listaamme vaaditut muutokset standardisovellukseen ja laitamme ne tärkeysjärjestykseen. Valitsemme listalta ne, jotka mahtuvat aikatauluun ja siirrämme muut seuraavaan vaiheeseen. Toteutus jakautuu pieniin sprintteihin, joissa määritelemme tarpeet. Toteutamme ne ja lopulta testaamme ja hyväksymme. Toteutustavan ydin on joustava eteneminen samalla kun kehys, eli aikataulu, on tiukka.

Päädyimme siis perinteiseen, ketterään agile-menetelmään, eikö vaan? Tavallaan kyllä, mutta kuitenkin ei. Teemme siihenkin pienen muutoksen: Karsimme hallintoa ja sääntöjä. Emme nimeä erillisiä hallinnollisia toimielimiä tai henkilöitä. Asiansa osaava konsultti voi toimia sivutoimisena projektipäällikkönä, scrum masterina tai muuna hallinnollisena päättäjänä. Karsimme työkaluja. Menemme digitaalisesta vallankumouksesta analogiseen anarkiaan ja otamme kynät, paperit ja post-it-laput käyttöön. Luovuus muuttuu ketteryydeksi ja ketteryys vauhdiksi. Vauhtia valjastamalla saavutamme kustannussäästöt.

Saimme siis toteutustavan, jossa aikataulu on kuningas ja käyttöön tuli mahdollisimman nopeasti ratkaisu, joka täyttää perusvaatimuksemme. Kiteytettynä näin:

  1. Mieti etukäteen mitä haluat olla tulevaisuudessa. Älä mieti miten se tehdään.
  2. Valitse toteutukseen tiivis, sitoutunut ja ketterästi toimiva ydinporukka.
  3. Vaadi tiukkaa aikataulua ja nopeaa käyttöönottoa.

Seuraava blogini pureutuu projektin laajuuteen. Mikä saa taikinan pursuamaan yli äyräiden ja miksi siihen päätyy liikaa hiivaa?

  • Albin Eklöf toimii Fujitsun Fujitsun Enterprise Applications -yksikössä, jossa hänen päivänsä kuluvat SAPin, SAP C4C:n, Dynamics AX:n, Dynamics CRM:n ja Fujitsu C7:n parissa. Hänellä on pitkä kokemus ERP- ja CRM-järjestelmistä sekä asiakkaan että toimittajan roolissa.