Kolme syytä rakastaa ja vihata Office 365 -palvelua

Kolme syytä rakastaa ja vihata Office 365 -palvelua


pertila_timo_croppedPilvipalveluihin liitetään kaikenlaisia mainoslauseita, esimerkiksi ”nopea käyttöönotto” ja ”maksat vain käytöstä”. Tottahan ne ovat ja hyviä syitä pilvipalveluiden käyttöön löytyy läjäpäin lisää. Mutta mikä pilvipalveluissa on niin kiehtovaa it-palvelutoimittajan ja yksittäisen asiantuntijan näkökulmasta? Minulla on eniten kokemusta Microsoftin Office 365:stä, johon onkin syntynyt selkeä viha-rakkaussuhde.

Tämän vuoksi vihaan Office 365 -palvelua

Toimittajan ja yksittäisen asiantuntijan näkökulmasta moni asia muuttuu Office 365 -ympäristössä mukavammaksi, mutta kaikella on hintansa.

  1. Jatkuva muutos. Uudet ominaisuudet vain ilmestyvät ympäristöösi. Toki muutoksista tiedotetaan etukäteen esimerkiksi Office 365:n tiekartalla tai viestikeskuksessa, mutta niiden tuloa omaan ympäristöösi et voi estää. Tämä vaatii myös toimittajalta erilaista hereillä oloa. Mitkä tulevista muutoksista vaikuttavat asiakkaidemme ratkaisuihin ja tapaan käyttää palvelua?
  2. Tuo mukanaan rajoituksia. Sovelluksen rakentaminen tyhjästä on aina erilaista kuin valmistuotteen päälle rakentaminen. Joidenkin mielestä pitkästä tavarasta rakentaminen on mukavampaa. Kaiken saa tehdä itse.
  3. Organisaation ongelmat. Kaikissa asiakasorganisaatioissa aika ei ole vielä kypsä Office 365:lle eikä muillekaan pilvipalveluille. Halutaan pilvipalveluiden käyttöönoton nopeus, hinnoittelu ja skaalautuvuus. Mutta samalla halutaan räätälöidä palvelu juuri oman organisaation toiminnan mukaiseksi ja näköiseksi. Pilvipalveluiden idea on kuitenkin käyttää niitä siten kuin palveluntarjoaja on suunnitellut niitä käytettävän.

Office 365:nkin osalta kannattaa säästää pienten yksityiskohtien räätälöinneissä ja käyttää rahat vakiona palveluun kuuluvien ominaisuuksien täysimääräiseen käyttöönottoon ja hyödyntämiseen. Vaikkapa jättää projektityötilan elementtien ja värien hienosäätö vähemmälle käyttämällä vakiopohjaa. Säästyneellä rahalla ja ajalla voi sitten suunnitella vaikka OneDriven tai video-portaalin käyttöönottoa mikäli ne eivät muuten olisi mahtuneet budjettiin.

Tämän vuoksi rakastan Office 365 -palvelua

  1. Nopeasti asiaan. Office 365:n saa käyttöön heti, ja asiantuntija pääsee yhdessä asiakkaan kanssa saman tien ratkomaan varsinaista ongelmaa. Aiemmin toteutus alkoi palvelinten ja ohjelmistojen asennuksilla. Rakennettava ympäristö saattoi olla hyvinkin monimutkainen, ja toteutukseen osallistui lisäksemme asiakkaan asiantuntijoita sekä kolmansia osapuolia. Pahimmillaan kalenteriaikaa meni enemmän ajoalustan rakentamiseen kuin varsinaisen ratkaisun toteuttamiseen.
  2. Hyvästi hämärät selvitystyöt. Office 365:ssa monimutkainen infrastruktuuri katoaa. Tai ei tietenkään kokonaan katoa, mutta vastuu siitä siirtyy yhdelle toimijalle, Microsoftille. Pilvipalvelun infrastruktuuri on vakioitua eikä sitä voi asiakaskohtaisesti räätälöidä. Tämä tuo mukanaan yksinkertaisen ja entistä häiriöttömämmän ympäristön. Ja asiantuntija voi käyttää aikaansa uusien ratkaisujen tekemiseen sen sijaan että selvittelee ongelmia vanhasta.
  3. Ratkaisuja on mahdollista jatkuvasti kehittää. Office 365 on aina ajan tasalla. Ei enää migraatioprojekteja. Mikä vielä tärkeämpää, palvelu kehittyy jatkuvasti. Nopeasti. Hetki sitten yrityksen sisäinen YouTube-kanava oli mahdollinen joskin erittäin kallis idea. Nyt videopalvelu on osa Office 365:ttä. Power BI, Delve ja Sway ovat kaikki uusia kiinnostavia lisäyksiä Office 365:een. Keväällä julkaistaan ainakin Planner ja todennäköisesti muutakin kiinnostavaa. Asiantuntijan työkalupakki kasvaa koko ajan. Entistä isompia ratkaisuja voidaan tuottaa entistä nopeammin ja pienemmällä työllä.
  • Timo Pertilä toimii Fujitsun Information Management- yksikössä ryhmäpäällikkönä. Hänen intohimonaan ovat Microsoft-teknologioilla toteutetut ryhmätyöhön, julkaisuun ja tiedolla johtamiseen liittyvät ratkaisut.