Pitsaa tietotekniikkatäytteellä

Pitsaa tietotekniikkatäytteellä


TuomasLevoniemiVapaa-ajattelijan päiväkirjasta, osa 13

”Piru piilee yksityiskohdissa.” Näin on tapana sanoa, kun pyöritellään sopimuksia.

Tietotekniikan palvelut eivät ole pitsan ostamista. Nykyään voi toki ostaa palvelua paloina esimerkiksi pilvestä. Mutta jos tehdään laajempi sopimus, jossa on mukana koko yrityksen tietotekniikka, ollaan aivan eri pelissä, kuin kokoamassa vakio-legoja.

Tietotekniikkaa ei tänä päivänä pitäisi missään tapauksessa ajatella kankeana teknisenä sovelluksena, jota käytetään johonkin tarkoitukseen ja tuetaan kalliilla ja aikaa vievällä koulutuksella.

Lähtökohtana pitäisi olla aina liiketoimintaan liittyvä tarve, jossa on tehostettavaa ja parannettavaa. Liiketoimintaa tukevien tietoteknisten tai logististen toimintojen pitää olla rakennettu paketiksi, joka integroituu saumattomasti yritykseen omiin ja myös kumppanien järjestelmiin (API) rajapintoja avulla. Apuna voi käyttää esimerkiksi älykkään työskentelyn Smart Working -menetelmiä, ohjelmistorobotiikkaa tai teollista muotoilua, joilla voidaan luoda aivan uutta bisnestä.

Jos it-kilpailutuksissa ei kaikkiin tietopyynnön kohtiin vastaa kyllä, niin tarjouspyyntöä ei tule. Listat saadaan näyttämään ”hyvältä”, mutta lopputulos on kasa palveluita (pitsan täytteitä), jotka näyttävät identtisiltä. Niistä tulee silti aivan erilaisia pitsoja, vaikka reseptin ainekset ovat samoja.

Tietotekniikan kulut koostuvat monista osista, joista osa on vertailukelpoisia, mutta vain pieni osa. Niin kauan kun käytetään standardirautaa ja -sovelluksia yksittäisessä järjestelmä, hintoja on mahdollista verrata taulukoilla. Mutta kun puhutaan monimutkaisemmista kokonaisuuksista, jossa on useita toisiinsa integroituja ja kustomoituja järjestelmiä, ollaan suurissa ongelmissa, jos päädytään pitsatäytelistavertailuun.

Olin taannoin varaamassa hammaslääkäriltä aikaa, mutta aikoja ei ollut saatavilla sinä toimipisteestä, jossa normaalisti käyn. Yrityksellä on kuitenkin useita toimipisteitä pääkaupunkiseudulla. Jokaisessa on oma vastaanottotiski, jossa työskentelee 1–2 virkailijaa.

Toimipisteessä on myös ”palvelin” mutta palvelimet eivät ole yhteydessä keskenään. Kun halusin ajan toisesta toimipisteestä, se ei onnistunutkaan. Tuskainen virkailija yritti jotenkin nähdä toisen pisteen vapaat ajat, mutta lopulta hän pyysi minua soittamaan sinne suoraan. Virkailija kertoi, että suurin osa hänen työajastaan menee toimipisteiden välisten varausongelmien selvittämisen. Ajanvarausjärjestelmien integroimattomuus hankaloittaa myös hammaslääkärien liikkuvuutta toimipisteiden välillä.

Jos tätä esimerkkiä miettii kustannusten kannalta latteasti excel-tasolla, niin varmasti palveluntarjoaja A voi uusia työasemat ja palvelimet edullisemmalla, kun toimittaja B.

Kuitenkin tässä lähestytään ongelmaa täysin väärästä päästä. Lähtökohtana pitäisi olla asiakkaan tarpeet eli

  1. Keskitetty varausjärjestelmä, josta näkee kaikki toimipisteet.
  2. Palvelut pilvestä, jotta saadaan aina riittävä kapasiteetti, mutta samalla ei makseta turhasta. Samalla investointeja omaan palvelinkapasiteettiin ei ole
  3. Tehdään uuteen järjestelmään API (application programming interface), joiden avulla voidaan tehdä mobiilisovellus ja integraatioita kumppanien kanssa.
  4. Tästä seuraa, että miehitettyjä asiakaspalvelupisteitä voidaan vähentää.
  5. Asiakkaiden lisäksi myös henkilöresursseja voidaan kohdentaa tehokkaasti tarpeen mukaan toimipisteiden välillä.
  6. Asiakaspalvelu paraneet, kun on käytössä kehittyneemmät www- ja mobiilisovellukset.
  7. Kustannukset alenevat, hintoja voidaan alentaa, asiakkaat ovat tyyvyväisempia palveluun.

Kaiken lähtökohtana on konsultointi, jossa käydään läpi oikeasti liiketoimintaa hyödyttävät tarpeet.

It-kustannusten vertailussa pitää aina lähteä siitä, miten tietotekniikka saadaan tukemaan kokonaisvaltaisesti liiketoimintaa.

Viime vuosituhannen ajattelu, jossa lähdettiin teknisistä arvoista (mikä merkistä tekniikka, kuka sen valmistaa, miten koulutetaan kankean valmisohjelman käyttöön) pitää unohtaa.

Kolmio pitää kääntää ylösalaisin. Ensin lähdetään tarpeista, sitten katsotaan tarvittavat moduulit, integroidaan ne keskenään, luodaan APIt jotka tukevat integrointia ja kumppanoitumista. Sovellukset ovat niin helppoja, että koulutustarpeet ovat lähes olemattomat. Hankitaan tekniikka ja sovelluksesta pilvestä kuten Fujitsun K5/MetaArc-kokonaisuuden kautta. Näin saadaan tarpeellinen kapasiteetti, mutta ei kuitankaan makseta turhan raudan ja osaamisen varastoimisesta omaan konehuoneen. Tietotekniikka ei ole enää tekniikkaa vaan se liittyy lähes kaikkeen tekemiseen. Siksi osaoptimointi ja (vain) kulujen minimointi ei tuota lisäarvoa organisaatiolle ja sitä kautta kilpailuetua.