Mikkeli leiskautti mallikelpoisen digiloikan

Mikkeli leiskautti mallikelpoisen digiloikan


Uudenvuoden perinteisiin kuuluvat erilaiset lupaukset. On tipatonta tammikuuta, karkkilakkoa, vegaanihaastetta ja muuta kuntokuuria. Osa lupauksista pitää, osa unohtuu jo ensimmäisenä arkipäivänä.

Toiset pitävät lupauksensa omana tietonaan, mutta osa julistaa ne kaikelle kansalle. Julkiseen lupaukseen liittyy astetta vahvempi sitoutuminen, sillä niitä on haastavampaa rikkoa.
Mikkelissä annettiin vuonna 2012 julkinen lupaus. Kaupunginjohtaja lupasi koko kaupungin puolesta, että Mikkeli uudistaa hallintorakenteensa ja palveluidensa tuottamisprosessit niin, että Mikkelistä kehittyy Suomen ensimmäinen digitaalisten palvelujen kaupunki.

Lupaus annettiin elinkeinoministerille, joten kyseessä oli poikkeuksellisen julkinen lupaus. Näin ollen lupauksen lunastamiseen tarvittiin erillinen hanke, Lupaus 2016.

Syksyllä pidettiin Lupaus 2016 -hankkeen loppuseminaari, jossa arvioitiin aikaansaatuja tuloksia. Ohjelman yksi osa oli hallinnon digitalisointi. Sen tavoitteena oli loppuraportin mukaan:

  • Uuden asiakäsittelyjärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto
  • Asiakirjahallinnan työkalujen uudistaminen sähköistä säilyttämistä tukevaksi
  • Tiedonohjaussuunnitelman ja uuden tehtäväluokituksen laatiminen ja käyttöönotto
  • Asiankäsittelyn toimintatapojen uudistaminen ja digitalisointi
  • Sähköisten kokoustyökalujen käyttöönotto
  • Sähköinen pysyvä säilyttäminen
  • Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto ja kirjaamisen kehittäminen

Tavoitteet olivat kunnianhimoiset, mutta ne toteutuivat. Hallinnon digitalisoinnin myötä Mikkeli on saavuttanut peräti 648 000 euron vuosittaisen laskennallisen säästön.

Kaikkiaan Lupaus 2016 -hankkeen aikana Mikkeli otti käyttöön 27 uutta digitaalista palvelua. 44 hakemusprosessia on digitalisoitu, aina hakemuksesta päätöksen tekoon ja arkistointiin asti. Jopa 15 uutta tietojärjestelmää otettiin käyttöön.

Mikkeli on väkiluvultaan ja pinta-alaltaan tasan yksi prosentti Suomesta, joten lyhyelläkin matematiikalla on helppoa laskea koko valtakunnan mahdollisuudet.

Mikkeli on mahtava käytännön esimerkki meille kaikille digi-ähkyssä vaikeroiville.
Miten sitten tuo kaikki saatiin aikaan? Onnistumisen taustalla ovat varmasti osaavat ja innostuneet ihmiset. On myös tarvittu sitoutunut johto projektiryhmien tueksi.

Mutta on varmaa, että eri hankkeissa olisi voitu mennä monta kertaa hakoteille, ellei kehittämistyölle olisi etukäteen määritelty linjauksia ja reunaehtoja, jotka ohjasivat kaikkia kehityshankkeita.

Mikkelin linjaukset sopivat erinomaisesti jokaisen kehityksestä kiinnostuneen kunnan tai kaupungin periaatteiksi.

Vai mieltä olette seuraavista:

Panostetaan käyttäjäkokemukseen. Laitetaan käyttäjä (ihminen) keskelle ja mietitään ratkaisut hänelle. Esimerkiksi niin, että käyttäjällä on vain yhdet tunnukset ja yksi viestintäkanava, jonka kautta hän pääsee kaikkiin kaupungin tarjoamiin sähköisiin palveluihin.

Jokaisesta kehitysprojektista ja tietojärjestelmähankinnasta tehdään investointilaskelma ennen hankintapäätöstä, jotta tiedetään investoinnin takaisinmaksuaika.

Kehitystoimenpiteet kohdistetaan kohteisiin, joissa automaattisella tietojenkäsittelyllä voidaan vähentää manuaalista työtä. Sana ATK otettiin takaisin käyttöön kuvaamaan automaation merkitystä toiminnan kehittämisessä. Aika hurjaa…

Korostetaan yhteistyön merkitystä. Kehitystyö tehdään käyttäjälähtöisesti yhdessä toimintayksiköiden ja kuntalaisten kanssa sekä aktiivisesti haetaan uusia avauksia yrityksiltä ja kuntalaisilta.

Tietojärjestelmät hankitaan palveluna sen sijaan, että kehitetään omaan käyttöön räätälöityjä sovelluksia.

Kaupunki omistaa tiedot ja prosessit. Ydintiedot on tunnistettu ja niiden sijainti on päätetty. Ja kaikissa hankittavissa tietojärjestelmissä tulee olla avoin rajapinta, jonka kautta tietoja voidaan ohyödyntää myös muissa järjestelmissä.

Kaikissa kehityshankkeissa tukeudutaan kansallisiin ja kansainvälisiin standardeihin sekä viitearkkitehtuureihin.

Jokaisella tietojärjestelmällä on nimetty omistaja, jolla on resurssit sen hallinnointiin ja kehittämiseen. Omistaja on sama, jonka vastuulla on toiminta, johon järjestelmää tarvitaan. Mutta kaikki it-kustannukset ovat tiedossa ja ne kohdistetaan oikeudenmukaisesti.

Näiden periaatteiden mukaan Mikkelissä on työskennelty ja lopputulokset ovat upeat. Kuulostaa houkuttelevan yksinkertaiselta reseptiltä digitalisaation edistämisessä.

Uskon, että resepti toimisi myös muissa kunnissa ja kaupungeissa. Kannattaa kokeilla.