Kivuliasta vai kepeää kilpailutusta?

Kivuliasta vai kepeää kilpailutusta?


Vieläkö joku tekee järjestelmähankkeita pitkän kaavan mukaan vesiputousmallilla? Ketterät menetelmät alkavat olla arkipäivää kaikkien toimittajien työkaluina. Turhauttavan usein toimitusprojektiin kiinni pääseminen vaatii kuitenkin pitkällisen ja kaikkea muuta kuin ketterän prosessin läpikäymistä. Vastuullinen toimittaja haluaa tuottaa laadukkaan ratkaisun asiakkaan tarpeisiin ja olla asiakkaan luottokumppani myös tulevaisuudessa.

Vastuullisen toimittajan kauhuskenaario järjestelmähankkeen kilpailutuksesta etenee tähän tyyliin:

  • Aloitetaan hanke tarvekartoituksella, johon osallistetaan liiketoiminnan eri osa-alueet ja kerätään mahdollisimman paljon yksityiskohtaisia vaatimuksia taulukkoon, joka paisuu varsinaiseksi toiveiden tynnyriksi.
  • Määritellään sopimusehdot, joista ei voi neuvotella.
  • Kuvataan nykytila, tavoitetila ja muu tarpeelliseksi nähty sisältö vaihtelevalla tarkkuustasolla.
  • Määritellään arviointikriteerit, joissa on hyvä tarkoitus painottaa sekä laatua että hintaa.
  • Ulkoistetaan prosessi kilpailutuskonsultille tai ohjataan kommunikaatio kilpailutusportaalin kautta.

On toki tarpeen miettiä, mitä uudelta järjestelmältä halutaan ja mitä liiketoimintaprosesseja sen pitää tukea. Pitkien vaatimuslistojen hyödyllisyys projektin lopputuloksen kannalta on kyseenalaista, koska aikajänne niiden laatimisesta projektin valmistumiseen on liian pitkä. Projektin aikana osa vaatimuksista todetaan epäolennaisiksi ja keskenään ristiriitaisiksi, ja osa ehtii muuttua tarpeettomiksi ympäröivän todellisuuden muutosten vuoksi ennen kuin päästään maaliin. Tärkeämpää olisi kuvata, mitä hankkeella tavoitellaan ja miten tavoitteiden saavuttaminen mitataan kuin määritellä yksityiskohtaisesti millaisia ominaisuuksia järjestelmän tulee sisältää.

Yksipuolisesti laaditut sopimusehdot eivät koskaan ole kummankaan osapuolen etu. Tarpeettoman usein sopimusmallit on laadittu niin, että toimittaja kantaa riskin myös sellaisista asioista, joihin hänellä ei ole vaikutusmahdollisuutta. Ainoa varautumiskeino tähän on laskea riskille hinta ja lopulta asiakas joutuu maksumieheksi riippumatta siitä, toteutuuko riski vai ei.

Nykytilan, tavoitetilan ja myös vaatimusten kuvaaminen ei ole yksiselitteisen helppo tehtävä. Asiakas saattaa käyttää tarjouspyynnön valmisteluun useita kuukausia ja tuottaa mittavan dokumentaation, josta toimittajalle suodaan tunnin briiffi ja deadline, johon mennessä voi lähettää kysymyksiä, jos kaikki ei vielä tullut selväksi. Ensimmäinen ja ainoa kosketus asiakkaan liiketoiminnan edustajiin tapahtuu tarjousesittelyssä.

Vaikka arviointikriteerejä laadittaessa on hyvä tarkoitus painottaa myös laatua, tuntuu harmittavan usein käyvän niin, että laatukriteerien pohjalta ei saada esiin merkittäviä eroja toimittajien välillä. Käytännössä siis hinta ratkaisee.

Tämä esimerkki on kärjistetty ja maalaa tarkoituksella hyvin mustavalkoisen kuvan kilpailutusprosessista. Onnistuminen on tässäkin asiassa pitkälti kiinni kommunikaatiosta: miten hyvin toimittaja ymmärtää asiakkaan tarpeet ja millainen mielikuva asiakkaalle syntyy toimittajasta ja tarjotusta ratkaisusta. Jos valittu kilpailutusmalli tekee aktiivisen vuoropuhelun asiakkaan ja toimittajan välillä mahdottomaksi, on asiakkaan kannalta parhaaseen ratkaisuun pääseminen epätodennäköistä. Tässä tilanteessa vastuullinen toimittaja saattaa päätyä sanomaan ”kiitos ei” asiakkaan tarjouspyynnölle, niin ikävältä kuin se molempien kannalta tuntuukin.

  • Pekka Korsoff työskentelee Fujitsun Enterprise Applications -yksikössä ratkaisuarkkitehtinä. Uransa aikana hän on toiminut tietohallinnon johtotehtävissä globaalissa yrityksessä sekä ratkaisu- ja palvelukehityksen arkkitehtinä toimittajan roolissa.